La gestion de projet (project management) est un élément clé dans le succès d’un projet. La connaissance de l’existant, la synthèse des différents besoins, la coordination entre les multiples intervenants sont des éléments nécessaires au succès du projet. Le Project Manager (PM) en est responsable et aura pour objectifs : la garantie des délais, des coûts et des performances initialement prévues.

Objectif

La formalisation de la gestion de projet et l’emploi d’un PM sont recommandés pour les situations typiques suivantes :

• Garantir les délais, les coûts et/ou les performances d’un projet ;
• Coaching ou validation du travail d’une équipe de projet ;
• Projets impliquant de nombreux intervenants ;
• Projets nécessitant des connaissances ICT spécifiques.

Plan qualité

Aujourd’hui le succès d’un projet peut être défini lorsqu’il est achevé :

• Dans les délais impartis (délais);
• Dans les coûts budgétisés (prix) ;
• Avec la performance ou le niveau de spécification désiré (performance) ;
• Avec l’acceptation de l’utilisateur (client) ;
• Lorsque l’on peut citer le nom du client comme référence (client) ;
• Avec un minimum de changements ou des changements agréés mutuellement (client) ;
• Sans perturber le fonctionnement de l’organisation (ressources) ;
• Sans changer la culture de l’entreprise (ressources).

La gestion de projet a pour but d’atteindre les objectifs initiaux avec le respect des 8 points précédents, en les contrôlant régulièrement durant le déroulement du projet. Le contrôle du projet sera effectué par le project manager et par le comité de pilotage (réunions régulières). Un effort particulier sera mis sur l’information du comité de pilotage, des responsables des projets en interaction et des utilisateurs (représentants). La réalisation du projet devra correspondre aux standards du client définissant la qualité et la sécurité, de même que la gestion du projet.

Description

Tous les projets sont gérés conformément à une méthodologie de gestion de projet définie de manière formelle. Cette méthodologie constitue un cadre global pour la gestion du projet, de son initiation jusqu'à son achèvement. Ce cadre comprend les domaines clés suivants :

Etude initiale de faisabilité

Une étude est menée afin d'identifier les objectifs et dans la mesure du possible de les quantifiant en termes de coûts et de revenues. Cette étude comprend un inventaire détaillé de l’existant ainsi que la formalisation des besoins.

Préparation du document de dimensionnement du projet et accord

Planification de projet

Le document « planification de projet » est fondamental, car il s'agit d'une projection du résultat souhaité d'un projet. Il comprend les éléments suivants:

• Objectifs de gestion
• Plan qualité
• Planification des ressources
• Diagramme de Gantt du projet
• Synthèse des étapes clés
• Dépendances inter-projets
• Planification des coûts
• Gestion des changements
• Gestion de la communication
• Stratégie de gestion du risque

Proposition de projet formelle

Ce document, en conjonction avec le dimensionnement et le plan de projet, définit clairement la méthode, le personnel et les frais associés au projet proposé.

Gestion et contrôle de la mise en œuvre du projet

Le PM gère le projet conformément à la portée et au plan de projet. Pour soutenir ce processus, nous vous recommandons de mettre sur pied un groupe de projet composé de membres clés du personnel, ainsi qu’un comité de pilotage formé de représentants de la direction, qui seront les interlocuteurs privilégiés du PM.

Rapport régulier d'avancement du projet

Le PM produit un rapport d'avancement du projet et des questions associées selon un calendrier défini conjointement. Nous pensons qu'il est vital de développer une approche de partenariat étroit avec le client.

Revue et audit du projet

Le PM assure une revue formelle et contrôle les performances de l'équipe de projet à l'achèvement de chaque phase du projet. Ceci assure que les délais, les coûts et les performances du projet seront atteints.

Documents

• Dimensionnement de projet ;
• Plan de projet ;
• Proposition de projet formelle ;
• Plannings ;
• Procès-verbaux et rapports d’activité ;
• Audit du projet ;
• Dossier de réalisation ;
• Présentation PowerPoint pour chaque étape.