L’appel d’offres (RFP : request for proposal) est généralement requis pour sélectionner la meilleure solution du marché, de la manière la plus objective possible. La formalisation du document ainsi que la méthode de sélection sont des tâches particulières qui nécessite des compétences adaptées basées sur l’expérience, la connaissance du marché et des technologies impliquées. L’appel d’offres est l’une des phases d’un projet ICT. Cette option Gestion d'appel d'offres est donc souvent liée à l'option Gestion de projet.

Objectif

La formalisation d’un appel d’offres est recommandée pour les situations typiques suivantes :

• Marchés publics ;
• Choix d’un nouveau partenaire (intégrateur, opérateur, fournisseur…) ;
• Choix objectif de la meilleure solution et du meilleur prix ;
• Décharge de l’équipe réseau (manque de temps) ;
• Validation technique et opératoire de la démarche de sélection. 

Description

Comme l’appel d’offres est étroitement lié à la gestion de projet, les phases liées à l’organisation et la planification du projet, à l’analyse de l’existant et à la formalisation des besoins ne sont pas reproduites. Les étapes et tâches suivantes sont nécessaires à l’appel d’offres :

Critères de sélection

Identification de plusieurs critères d’évaluation pour comparer les offres. Définition des pondérations attribuées à chaque critère selon les priorités définies par la direction. Elaboration d’une grille de notation afin que chaque critère soit évalué de façon cohérente par les membres du jury. 

Cahier des charges

Définition des prestations et des solutions attendues de la part des soumissionnaires. Description de l’existant, des besoins et des contraintes susceptibles d’influencer la solution proposée par les soumissionnaires. Définition des conditions générales auxquelles les soumissionnaires doivent se conformer (délais, format, conditions de vente/d’achat, etc.). Définition des limites des responsabilités du futur adjudicataire, du client et du consultant.

Cahier de réponses

Formalisation d’un questionnaire et de tableaux de réponses pour obtenir des soumissionnaires une information commune minimale.

Choix des soumissionnaires

Choix des soumissionnaires recevant le cahier des charges. Validation par la direction.

Rédaction et envoi du cahier des charges

Rédaction et validation finale du document. Mise en forme et envoi aux soumissionnaires, avec copies au client.

Réponse aux questions

En principe, les questions sont à remettre par écrit par les soumissionnaires, les réponses à toutes les questions seront alors envoyées à tous les soumissionnaires.

Analyse et comparaison des offres

Lecture des offres. Elaboration de tableaux comparatifs des offres. Première notation selon les critères de sélection. Inventaire des points ouverts et des questions à clarifier lors de l’audition. Eventuellement, sélection d’une short-list pour l’audition.

Audition des soumissionnaires

Présentation et défense des solutions proposées par les soumissionnaires (short-list). Les ambiguïtés et les imprécisions éventuelles seront levées à cette occasion. Evaluation de la compétence de l’équipe de projet.

Adaptation et négociation de l'offre privilégiée

Elaboration d’une version finale du cahier des charges sur la base du concept retenu. Envoi au(x) partenaire(s) potentiel(s) pour mise à jour de leur offre. Choix préalable du partenaire. Négociation contractuelle et financière

Rapport d’adjudication

Comparaison et évaluation des offres selon critères de sélection. Finalisation du tableau comparatif. Elaboration de recommandations de choix et des arguments justifiant un tel choix.

Choix du soumissionnaire et approbation par la direction

Défense de la recommandation auprès de la direction. Signature du contrat par le client et l’entreprise adjudicataire.

Suite des actions

Les actions qui suivent la signature du contrat font partie du déroulement classique du projet (service gestion de projet).

Documents

Les documents suivants seront produits au cours de notre travail. Les documents liés à la gestion de projet (voir option Gestion de projet) ne sont pas mentionnés :

• Cahier des charges ;
• Cahier des réponses ;
• Grille de notation (critères de sélection et pondérations) ;
• Rapport d’adjudication (sous forme de rapport et de présentation PowerPoint) ;
• Planning ;
• Procès-verbaux et rapports d’activité.